社會的發(fā)展必然離不開各種數(shù)據(jù)支撐，包括企業(yè)的發(fā)展也離不開企業(yè)內(nèi)部的文檔數(shù)據(jù)支撐，包括各種檔案，檔案的資產(chǎn)是企業(yè)核心競爭優(yōu)勢的主要載體。其中檔案數(shù)字化管理是企業(yè)發(fā)展過程中的一項重要環(huán)節(jié)，它是企業(yè)的靈魂，也是推動企業(yè)發(fā)展的不竭動力。特別是基于“知識資源”為核心運營基礎的知識型企業(yè)，其內(nèi)部知識總量無限增長，知識更新速度日益加快，整個“知識產(chǎn)品”制作過程涉及數(shù)10個環(huán)節(jié)，需要與內(nèi)外部多個團隊高效協(xié)作，其流程尤為復雜多樣化，這就必須執(zhí)行檔案數(shù)字化管理了，必須借助特定的文檔管理軟件，對企業(yè)內(nèi)部文檔、知識資產(chǎn)，檔案文件進行結(jié)構(gòu)化有序管理，提高內(nèi)部協(xié)作效率與資產(chǎn)利用率，提高辦公效率。

　　檔案數(shù)字化是一項龐大的系統(tǒng)建設工程，數(shù)字化教學工作內(nèi)容涉及企業(yè)需要通過數(shù)字化檔案、人員、數(shù)字化設備與技術(shù)等，最終的產(chǎn)品是高質(zhì)量的電子檔案數(shù)據(jù)。檔案數(shù)字化控制系統(tǒng)設計工程發(fā)展需要我們大量的人力、物力和財力的投入，同時也是需要對數(shù)字化的流程、質(zhì)量問題實施可以有效的組織、監(jiān)控和管理等工作。

　　1.明確檔案管理數(shù)字化內(nèi)容及標準

　　確定數(shù)字化文件的范圍和數(shù)量以及數(shù)字化任務的時間段。根據(jù)相關(guān)規(guī)范的要求和檔案數(shù)字化的實際情況，制定詳細可行的紙質(zhì)檔案整理、分級、編號、分頁、掃描和處理工作規(guī)范。

　　2.確定數(shù)字化實施技術(shù)和質(zhì)量控制標準

　　紙質(zhì)檔案有很多種，如印刷紙、硫酸紙、繪圖紙等。為了有效地完成數(shù)字檔案的工作，除了要有相應的掃描設備的圖像處理軟件外，還要同時對檔案的特點進行分析。確定實際實施的技術(shù)手段，根據(jù)工作標準和工藝流程，確定數(shù)字化工藝過程中各環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制指標。

　　3.數(shù)字化加工環(huán)境建設和工作計劃

　　數(shù)字化加工場所組建局域網(wǎng)便于學生集中作業(yè)、相互關(guān)系協(xié)調(diào)配合，高效安全管理系統(tǒng)掃描、圖像數(shù)據(jù)處理及文件收發(fā)等工作。進行數(shù)字化加工前需要通過制定提供一個科學合理的工作學習計劃，管理者利用該計劃經(jīng)濟結(jié)合工程項目管理類軟件動態(tài)地管理數(shù)字化教學工作進程，兵進行設計合理的調(diào)整，同時讓參與數(shù)字化教育工作的人員了解我們自己的工作量和整個數(shù)字化進度，確保數(shù)字化工作研究進展順利。

　　4. 數(shù)字處理環(huán)境建設和工作計劃

　　文件數(shù)字處理人員必須經(jīng)過嚴格的面試、考試后方可招聘，同時提供簡歷及相關(guān)文件，雙方簽訂保密協(xié)議。工作人員由檔案數(shù)字處理公司經(jīng)驗豐富的項目經(jīng)理進行統(tǒng)一上崗培訓，掌握檔案數(shù)字化處理的相關(guān)知識。檔案數(shù)字化涉及許多環(huán)節(jié)和大量工作。往往需要大量的工作人員來協(xié)調(diào)，在這種情況下，特別是需要明確工作的內(nèi)容和責任，否則更多的人，但協(xié)調(diào)困難，錯誤。

　　5.現(xiàn)場設備管理

　　數(shù)字檔案處理過程中使用的掃描設備、服務器、存儲介質(zhì)等，應當嚴格按照保密設備進行管理和使用，不得使用沒有保密保證的設備。

　　6.實時監(jiān)控

　　根據(jù)信息安全管理體系 iso270001的要求，對加工現(xiàn)場實施24小時監(jiān)控，及時掌握加工現(xiàn)場的狀態(tài)，確保信息安全的加工。

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