社會(huì)的發(fā)展必然離不開各種數(shù)據(jù)支撐，包括企業(yè)的發(fā)展也離不開企業(yè)內(nèi)部的文檔數(shù)據(jù)支撐，包括各種檔案，檔案的資產(chǎn)是企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的主要載體。其中檔案數(shù)字化管理是企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的一項(xiàng)重要環(huán)節(jié)，它是企業(yè)的靈魂，也是推動(dòng)企業(yè)發(fā)展的不竭動(dòng)力。特別是基于“知識(shí)資源”為核心運(yùn)營(yíng)基礎(chǔ)的知識(shí)型企業(yè)，其內(nèi)部知識(shí)總量無(wú)限增長(zhǎng)，知識(shí)更新速度日益加快，整個(gè)“知識(shí)產(chǎn)品”制作過(guò)程涉及數(shù)10個(gè)環(huán)節(jié)，需要與內(nèi)外部多個(gè)團(tuán)隊(duì)高效協(xié)作，其流程尤為復(fù)雜多樣化，這就必須執(zhí)行檔案數(shù)字化管理了，必須借助特定的文檔管理軟件，對(duì)企業(yè)內(nèi)部文檔、知識(shí)資產(chǎn)，檔案文件進(jìn)行結(jié)構(gòu)化有序管理，提高內(nèi)部協(xié)作效率與資產(chǎn)利用率，提高辦公效率。

　　檔案數(shù)字化是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)建設(shè)工程，數(shù)字化教學(xué)工作內(nèi)容涉及企業(yè)需要通過(guò)數(shù)字化檔案、人員、數(shù)字化設(shè)備與技術(shù)等，最終的產(chǎn)品是高質(zhì)量的電子檔案數(shù)據(jù)。檔案數(shù)字化控制系統(tǒng)設(shè)計(jì)工程發(fā)展需要我們大量的人力、物力和財(cái)力的投入，同時(shí)也是需要對(duì)數(shù)字化的流程、質(zhì)量問題實(shí)施可以有效的組織、監(jiān)控和管理等工作。

　　1.明確檔案管理數(shù)字化內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)

　　確定數(shù)字化文件的范圍和數(shù)量以及數(shù)字化任務(wù)的時(shí)間段。根據(jù)相關(guān)規(guī)范的要求和檔案數(shù)字化的實(shí)際情況，制定詳細(xì)可行的紙質(zhì)檔案整理、分級(jí)、編號(hào)、分頁(yè)、掃描和處理工作規(guī)范。

　　2.確定數(shù)字化實(shí)施技術(shù)和質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)

　　紙質(zhì)檔案有很多種，如印刷紙、硫酸紙、繪圖紙等。為了有效地完成數(shù)字檔案的工作，除了要有相應(yīng)的掃描設(shè)備的圖像處理軟件外，還要同時(shí)對(duì)檔案的特點(diǎn)進(jìn)行分析。確定實(shí)際實(shí)施的技術(shù)手段，根據(jù)工作標(biāo)準(zhǔn)和工藝流程，確定數(shù)字化工藝過(guò)程中各環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制指標(biāo)。

　　3.數(shù)字化加工環(huán)境建設(shè)和工作計(jì)劃

　　數(shù)字化加工場(chǎng)所組建局域網(wǎng)便于學(xué)生集中作業(yè)、相互關(guān)系協(xié)調(diào)配合，高效安全管理系統(tǒng)掃描、圖像數(shù)據(jù)處理及文件收發(fā)等工作。進(jìn)行數(shù)字化加工前需要通過(guò)制定提供一個(gè)科學(xué)合理的工作學(xué)習(xí)計(jì)劃，管理者利用該計(jì)劃經(jīng)濟(jì)結(jié)合工程項(xiàng)目管理類軟件動(dòng)態(tài)地管理數(shù)字化教學(xué)工作進(jìn)程，兵進(jìn)行設(shè)計(jì)合理的調(diào)整，同時(shí)讓參與數(shù)字化教育工作的人員了解我們自己的工作量和整個(gè)數(shù)字化進(jìn)度，確保數(shù)字化工作研究進(jìn)展順利。

　　4. 數(shù)字處理環(huán)境建設(shè)和工作計(jì)劃

　　文件數(shù)字處理人員必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的面試、考試后方可招聘，同時(shí)提供簡(jiǎn)歷及相關(guān)文件，雙方簽訂保密協(xié)議。工作人員由檔案數(shù)字處理公司經(jīng)驗(yàn)豐富的項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行統(tǒng)一上崗培訓(xùn)，掌握檔案數(shù)字化處理的相關(guān)知識(shí)。檔案數(shù)字化涉及許多環(huán)節(jié)和大量工作。往往需要大量的工作人員來(lái)協(xié)調(diào)，在這種情況下，特別是需要明確工作的內(nèi)容和責(zé)任，否則更多的人，但協(xié)調(diào)困難，錯(cuò)誤。

　　5.現(xiàn)場(chǎng)設(shè)備管理

　　數(shù)字檔案處理過(guò)程中使用的掃描設(shè)備、服務(wù)器、存儲(chǔ)介質(zhì)等，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照保密設(shè)備進(jìn)行管理和使用，不得使用沒有保密保證的設(shè)備。

　　6.實(shí)時(shí)監(jiān)控

　　根據(jù)信息安全管理體系 iso270001的要求，對(duì)加工現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施24小時(shí)監(jiān)控，及時(shí)掌握加工現(xiàn)場(chǎng)的狀態(tài)，確保信息安全的加工。

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